Entschlacken, aufbauen, prozessorientiert umbauen

Ein Organisationshandbuch, kurz Orgahandbuch oder OHB dient der jederzeitigen Einsicht auf die schriftlich niedergelegten standardisierten Abläufe sowie Regelungen, Vorschriften und Organisationsstrukturen eines Unternehmens. Es lässt sich allgemein definieren als die gegliederte Zusammenfassung aller gültigen, generellen und aufeinander abgestimmten organisatorischen und betrieblichen Regelungen. Es beinhaltet somit sämtliche Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten und unterstützt Unternehmen bei dereffizienten und standardisierten Erfüllung der Geschäftstätigkeit.

Es bildet die Organisationsstruktur ab und richtet die Tätigkeiten der einzelnen Mitarbeiter und der organisatorischen Einheiten auf die Unternehmensziele aus. Weiterhin enthält ein OHB organisatorische Regelungen, die für Klarheit, Zweckmäßigkeit, Effektivität und Sicherheit der Arbeit notwendig sind und einen stabilen und zuverlässigen Zustand des Unternehmens herstellen. Organisationshandbücher werden in verschiedenen Branchen genutzt und je nachdem unterschiedlich bezeichnet. Aber selbst innerhalb einer Branche oder eines Unternehmens gibt es häufig viele Begriffe für das OHB. Der offizielle Begriff beispielsweise in der Banken-Branche ist "Schriftlich fixierte Ordnung" (SfO). Dieser Begriff tauchte das erste Mal in den 60er-Jahren auf und ist bis heute der offizielle Begriff für das Anweisungswesen. Im Alltag der Bankenwelt werden jedoch viele unterschiedliche Bezeichnungen für die SfO genutzt. So finden sich Bezeichnungen wie "Organisationshandbuch", "Unternehmenshandbuch", "Anweisungswesen", "SfixO", "Richtlinien", "Regelwerk" und so weiter.

Innerhalb des Organisationshandbuchs werden in den meisten Unternehmen zusätzlich Unterarten von Anweisungen unterschieden. Hier existierten Bezeichnungen wie beispielsweise Arbeitsanweisungen, Geschäftsanweisungen, Organisationsanweisungen, Richtlinien, Interimsanweisungen, Organisationsrichtlinien, Regelwerk, Anweisungen, Regeln, Handbücher oder QM-Anweisungen.

Generell gilt, je reglementierter und dienstleistungsorientierter die jeweilige Branche ist, desto mehr Bezeichnungen wurden im Laufe der Jahrzehnte kreiert, so die Autoren in ihrer Einführung. Diese Bezeichnungen werden parallel und oft auch auf verschiedenen Ebenen verwendet. Dies ist in den meisten Fällen durch historische Führungs- oder Verantwortungswechsel entstanden. Die Verwendung von mehreren Begrifflichkeiten ist jedoch unbedingt zu vermeiden, da sie die Nutzer des Organisationshandbuches verwirrt und die Arbeit mit dem OHB erschwert. Im Rahmen der Pflege des OHBs führen Mehrfachbenennungen dazu, dass dieselben Inhalte in mehreren Arten von Anweisungen aufgeführt werden und sich anschließend inhaltlich auseinanderentwickeln und beginnen, sich zu widersprechen, so die Erfahrungen der Autoren.

Daher die klare Empfehlung: Man sollte sich auf eine Bezeichnung pro Unternehmen einigen. Die Autoren weiter: "Bei der Wahl der Begriffe gibt es kein Richtig oder Falsch. Wichtig ist nur, dass die Bezeichnungen zum Unternehmen passen, eindeutig definiert sind und einheitlich verwendet werden".
Der kompakte Praxisratgeber gliedert sich in fünf Hauptkapitel (Einführung, Grundlagen des Organisationshandbuches, Technik, OHB-Projekt, Ausblick). Bei der Lektüre merkt man recht schnell, dass die Autoren darauf spezialisiert sind, Organisationshandbücher zu entschlacken und prozessorientiert umzubauen. Das kompakte Büchlein bietet dem Leser viele Anregungen und Handlungsempfehlungen, wie ein Organisationshandbuch pragmatisch und effizient umgebaut werden kann.