Der Digitalisierungsprozess erfasst das Compliance Management. Aber nicht nur als automatisiertes Formalitätencenter, sondern als einfach konfigurierbare digitale Kommunikationsplattform, die Nutzergerecht entwickelt werden kann. Dabei erfolgt die Implementierung und Analyse von Compliance Management-Programmen einfach und umfassend online. Die Digitalisierung schafft einerseits einen erfolgsbringenden Individualisierungsgrad und steigert anderseits die betriebswirtschaftliche Effizienz.
Integrierte Compliance Management-Systeme und dezidierte Chief Compliance Officer sind heute Standard. Zum einen sind es gesetzliche Bestimmungen, die eine Verstärkung der Compliance-Bemühungen über alle Branchen hinweg verlangen. Zum andern sind es selbstverpflichtende Normen und interne Weisungen, die ein konsequentes Handeln nach bestehenden Regeln erfordern. Diese Regeln finden ihre Anwendung auf Mitarbeitende und auf Partner und Zulieferer. Sie machen die Schaffung organisatorischer Vorkehrungen im Unternehmen nötig, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.
Eigene Compliance-Kultur
Bei der Umsetzung von Compliance-Programmen gibt es aber substantielle Unterschiede. Meist haften den Programmen der Beigeschmack von Zwang, Komplexität und Zeitverschwendung an; die Motivation zur Absolvierung und Umsetzung ist gering. Die Qualität und Effektivität der Schulungen und die Lernerfolge sind in vielen Fällen verbesserungswürdig und demotivierend. Es werden signifikante finanzielle und technische Aufwände betrieben, ohne die gewünschten Resultate zu erzielen. Darum scheitert die Implementierung einer eigentlichen Compliance-Kultur vielfach.
Wettbwerbs-differenzierender Faktor
Gleichzeitig wird die Wirksamkeit von Compliance-Maßnahmen zunehmend zu einem wettbewerbs-differenzierenden Faktor. Vor diesem Hintergrund müssen Compliance Management-Programme, die nachhaltigen Erfolg zeigen sollen, einfach und umfassend, aber auch attraktiv und motivierend umgesetzt werden. Eine effizientere Nutzung der Ressourcen führt zu deutlichen Kostenersparnissen im Compliance-Bereich. Sie wird dann möglich, wenn der Prozess zur Umsetzung von Compliance-Programmen nicht mehr manuell, sondern digital vollzogen wird.
Digitalität schafft Vorsprung
Den Unternehmen und ihren Compliance Managern stehen daher immer mehr Online-Lösungen zur Implementierung ihrer Programme zur Verfügung. Die digitalen Innovationen machen neue Ausgestaltungen der Compliance möglich und verschaffen Algorithmen-basierten Prozessen einen nachhaltigeren Erfolg. Zu allen wesentlichen Compliance-Themen wie Anti-Korruption, Kartellrecht, Geldwäscherei, Datenschutz oder Bewilligungsmanagement von externen Mandaten und Nebenbeschäftigungen entwickeln Experten online holistische Lernprogramme. So heizt die Digitalisierung die Dynamik der Veränderungen nicht nur an, sie ermöglicht auch eine ganzheitliche Verzahnung der Angebotspalette bei der Etablierung von Compliance Management-Programmen in Unternehmen.
Integrierte und vernetzte Sicht
Eine Online-Lösung macht es möglich, einerseits konkrete Resultate zu spezifischen Themen wie dem Wissenstand der Mitarbeitenden, den Verhaltenseinstellungen oder spezifischen Compliance Cases zu erhalten und zu analysieren. Anderseits können Compliance Scorecards aufgebaut werden, die Entscheidungsträgern eine integrierte und vernetzte Sicht auf den Erfolg von Compliance-Programmen ermöglichen. Der Aufbau einer benutzerfreundlichen Online-Plattform bietet zudem im Administrations- und Analysebereich ein großes Spektrum an Funktionalitäten und Tools.
Compliance ist noch immer eine junge Disziplin innerhalb des Managements. Dies hat auch dazu geführt, dass in den vergangenen Jahren Unternehmen Insellösungen zu den verschiedensten Compliance-Bereichen, vom E-Learning über die Whistleblower-Lösung bis hin zu IKS-Programmen und Scorecard-Modellen, aufgebaut haben. Über eine Online-Plattform wird den Unternehmen – wie bei einem App-Store - die Möglichkeit geboten, die verschiedensten Aspekte des Compliance Management abzubilden. Online-Plattformen sind Lösungen, die sowohl aus Eigenentwicklungen bestehen als auch externe State-of-the-art-Applikationen integrieren können.
Maßgeschneiderte Plattform
Eine Plattform, die zeitgemäß ist, allen Ansprüchen genügt und eine kontinuierliche Weiterentwicklung ermöglicht, muss integriert online entwickelt sein, für Mittelstandsunternehmen vorzugsweise als standardisierte SaaS-Lösung. Modernste Sicherheits-Technologien und zertifizierte Hosting-Partner mit Hochsicherheits-Infrastruktur garantieren die Datensicherheit.
Basierend auf den exakten Bedürfnissen des Unternehmens können audiovisuelle Kommunikations- und Schulungsmodule entwickelt werden – im Look & Feel des Unternehmens. Diese machen die Vermittlung und Einhaltung der Compliance-Vorgaben für die Mitarbeitenden und die Geschäftspartner auf eine attraktive Art möglich: Denn der Lernstoff wird nicht trocken vermittelt, sondern anschaulich, klar und spielerisch. Die Umsetzungsdisziplin und die Lernerfolge können über ein zentrales Nutzer-, Schulungs- und Kampagnenmanagement sowie eine umfangreiche Rollen- und Rechteverwaltung sichergestellt werden. Zudem können die Instrumente den Bedürfnissen und Vorgaben entsprechend laufend angepasst und erweitert werden.
Verhalten vermitteln und messen
Doch nicht nur die Schulung lässt sich online als E-Learning-Programm gestalten, auch die Verhaltenseinstellungen lassen sich digital systematisch vermitteln und messen. Die Verhaltensökonomie ermöglicht es als neuartige Methode, innerhalb von Unternehmen das Bewusstsein und die Einstellungen von Mitarbeitenden zu spezifischen Compliance-Themen zu messen und entsprechenden Handlungsbedarf zu evaluieren. Diese Messung von Verhaltenstreibern gibt dem Management Aufschluss darüber, mit welchen Maßnahmen eine höhere Bereitschaft für Compliance-Verhalten erreicht wird. So kann die Online-Compliance-Plattform den Bedürfnissen und Vorgaben entsprechend laufend angepasst und erweitert werden. Mittels Compliance Scorecards wird den Entscheidungsträger eine integrierte und vernetzte Sicht des Erfolgs von Compliance-Programmen ermöglicht.
Datensicherheit garantieren
Datenaggregierung schürt bei Mitarbeitenden und Partnern immer auch Ängste – niemand will "gläsern" sein und ungefragt alles von sich preisgeben. Dabei ist gerade im Bereich der Compliance der Datenschutz ein wichtiges und großes Thema, welches mit der entsprechenden Sensibilität angegangen werden muss. Nur so kann das Vertrauen der Nutzer aber auch der Kunden langfristig gesichert werden. Modernste Sicherheits-Technologien und zertifizierte Hosting-Partner sind daher ein Muss bei der Online-Implementierung eines Compliance Management – dies, auch wenn auf der Plattform wenig sensitive Daten verwendet werden. Wo das aber der Fall ist, wie im Bereich Whistleblower-Applikationen, muss eine Hochsicherheits-Infrastruktur zum Einsatz kommen.
Compliance als Führungsverantwortung
Bei allen Digitalisierungsentwicklungen im Bereich des Compliance Management: Ohne die persönliche Vermittlung der unternehmensweiten Compliance-Ziele und -Botschaften durch das Management geht es nicht. Weil Verantwortung nicht delegiert werden kann. Und weil erst das sichtbare Commitment des Management zu den Compliance-Bemühungen den Grundstein zum Erfolg legt. Compliance ist darum immer eine Führungsfrage.
Autor:
Dieter Lützelschwab ist CEO von ComplyGate, einer integrierten Compliance Management-Plattform, die verschiedene Umsetzungs- und Analyseinstrumente des Compliance Management online bündelt.
