Die im Zuge der Corona-Pandemie rasend schnelle Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen offenbarte eindrucksvoll das Potenzial und die Flexibilität der Digitalisierung. Selbst für geschäftskritische Anwendungsbereiche erstellten Unternehmen in kürzester Zeit die Infrastruktur für vernetztes, dezentrales Arbeiten. Der Onboarding-Prozess vieler Finanzinstitute konnte bei dem Tempo jedoch nicht mithalten. Immer noch dominieren im Firmenkundengeschäft manuelle Prozesse und das handsignierte Dokument. Dabei ist vom Gesetzgeber durch das Geldwäschegesetz (GwG) und das eIDAS-Durchführungsgesetz der Rahmen für digitale Rechtssicherheit gegeben.
Sogar größere Mittelständler sind während der Kontaktbeschränkungen zum Teil vom heimischen Schreibtisch aus geleitet worden. Was Firmenlenkern im Homeoffice jedoch nicht gelang: einen Gewerbekredit bei ihrer Hausbank digital zu signieren. Gerade in Anbetracht der zum Teil gravierenden Liquiditätsengpässe hätte ein ortsunabhängiger und schneller Abschluss Vorteile gehabt.
Langwieriger Prüfprozess bindet Kapazitäten
Der Grund für die langwierige und umständliche Prüfprozedur liegt in den komplexen Anforderungen der Aufsichtsbehörden. Allein für das Onboarding von Firmenkunden benötigen die Institute nach Angaben von Refinitiv, einem Anbieter von Wirtschaftsdaten, durchschnittlich mehr als 30 Tage. Manuelle Prozesse bremsen die Banken oft zusätzlich – verursacht u.a. durch die Kundenanlage, die Verwaltung der handelnden Personen und Recherchetätigkeiten. Um schnell agieren zu können, muss der Prozess verschlankt und digitalisiert werden – inklusive Registerauskunft und Bewertung des Risikos.
Der KYC-Prozess (know your customer) insgesamt geht aber noch darüber hinaus. Er erstreckt sich auf das Onboarding von Neukunden, die Legitimation der handelnden Personen und das Überprüfen von Bestandskunden. Ein großer Teil der dafür benötigten Daten liegt bereits in elektronischer Form vor, unter anderem die Kontoumsatzdaten beim Bestandsmonitoring. Andere Informationen wie Identitätsdokumente oder Gesellschaftsverträge werden aktuell zumeist noch in Papierform abgerufen.
Die Vielfalt der Daten und Datenquellen steigt kontinuierlich an
Aufgrund strengerer Compliance-Anforderungen und einer steigenden Anzahl einzubeziehender Datenquellen, die unter anderem auch Negativnachrichten (adverse media) einschließen, wird der Prüfaufwand innerhalb der Banken in den kommenden Jahren vermutlich weiter steigen. Dabei zeigen viele Kunden schon heute nur wenig Verständnis für die langwierigen Prozesse, häufigen Rückfragen und intransparenten Informationssilos in den Banken, welche durch die fehleranfälligen manuellen Prüfungen entstehen können – insbesondere bei komplexen Unternehmensstrukturen.
Es gilt, die bei vielen Instituten vorhandenen manuellen Arbeitsschritte nicht nur digital nachzubilden, sondern die Prozesse als Ganzes zu strukturieren oder sogar neu zu definieren. Dafür müssen die Finanzinstitute ihre Workflows und IT-Systeme an die Vorgaben der BaFin anpassen. Grundlage bildet die Analyse der Prozesse im gesamtheitlichen Kontext, um daraus unter Kosten-Nutzen-Aspekten geeignete Optimierungspotenziale abzuleiten.
Der Weg zu einem vollständig digitalen KYC-Prozess
Die fünf Ansatzpunkte zur Digitalisierung des Kundenanlage- und Überwachungsprozesses:
1. Datenanreicherung
Als Grundlage müssen alle für den Prüfprozess erforderlichen Daten verfügbar und verarbeitbar sein. Über Schnittstellen (API) können digital vorliegende Informationen externer Datenquellen eingepflegt werden, zum Beispiel von Auskunfteien oder KYC-Datenanbietern. Des Weiteren können durch den Einsatz von Robotics-Lösungen (RPA) Daten aus Handels- und Transparenzregistern schnell abrufbar bereitgestellt werden. Über eine automatisierte Texterkennung (OCR) werden auch papierbasierte Gesellschafterlisten und -verträge für eine maschinelle Interpretation nutzbar gemacht. Der Datenbestand wird ergänzt durch die Nutzung von bestehenden internen Datenquellen und Informationen, die aus verschiedenen Bereichen der Bank zusammengetragen werden.
2. Legitimierung und Risikoprüfung
Im nächsten Schritt werden Zeichnungsberechtigte und wirtschaftlich Berechtigte einer Legitimationsprüfung unterzogen – dies kann zum Beispiel über VideoIdent oder eID-Ausweise erfolgen. Automatische Plausibilitätsprüfungen und ein Abgleich mit den vorhandenen Datenbeständen bzw. Negativlisten erkennen Unregelmäßigkeiten, ermitteln automatisch u.a. die Eigentümerstrukturen und filtern problematische Fälle heraus. Aktuell werden hier noch viele Fehlalarme ausgelöst, rund 80 bis 90 Prozent sind sogenannte ‘false positive‘. Über eine sinnvolle Prozesssteuerung und intelligente Suchanpassung können die Ergebnisse auf mittlere Sicht optimiert werden. Zudem wird auch der Datenbestand an externen Sanktionslisten fortlaufend erweitert.
3. Speichern im juristischen System
Ab diesem Punkt werden die Positivfälle weiter bearbeitet, dazu gehört das Übertragen der Daten in das juristische System. Über eine Schnittstelle werden die Kundendaten in das Stammdatensystem der Bank eingetragen. Dabei handelt es sich nicht allein um Neukunden, auch Änderungen – zum Beispiel beim Handelsregister oder einer Firmierung – müssen fortlaufend aktualisiert werden, um eine konsistente Datenhaltung zu gewährleisten.
4. Rechtssicher signieren
Die elektronische Unterschrift muss je nach Verwendungszweck bzw. rechtlicher Vorgabe als allgemeine, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erfolgen. Abhängig vom Dokument ist dabei die Klassifizierung institutsspezifisch bzw. fallabhängig vorzunehmen. Das digital signierte Dokument kann anschließend unkompliziert im (digitalen) Prozess weiterbearbeitet werden.
5. Verwalten und Anpassen von Zeichnungsberechtigungen
Über ein Kundenportal können Vertretungsberechtigte mit spezieller Kompetenz den Umfang der Zeichnungsberechtigungen pflegen. Wird zum Beispiel ein Mitarbeiter am Freitagnachmittag von seinen Aufgaben enthoben, darf dieser seine digitalen Zeichnungsrechte nicht unnötig lange behalten – sie müssen sofort entzogen werden. Künftig sollte der Kunde also eingebunden werden und Veränderungen selbst anstoßen können. Dies führt auf Bankenseite auch zu einer gesteigerten Effizienz in der Administration von Berechtigungen.
Fazit
Die digitale Prozesskette kann nicht nur die KYC-Prüfdauer bzw. die Dauer des Onboarding-Prozesses drastisch reduzieren, sie bietet auch weitere Optimierungspotenziale. Anders als beim manuellen Prozess ist es möglich, neue digitale Daten- oder Informationsquellen künftig effizienter in den Workflow aufzunehmen. So kann der Aufwand für die Umsetzung regulatorischer Vorgaben reduziert, der Innovationsdruck durch Fintechs verringert und die Kundenzufriedenheit erhöht werden. Die Erfahrungen der vergangenen Wochen zeigen, dass Geschwindigkeit und Flexibilität in geschäftskritischen Bereichen von Bankkunden nicht nur als "nice to have" gewünscht werden, sondern auch die Liquidität und den Fortbestand der Unternehmen sichern können.
Autoren:
Lars Kellinghausen ist Senior Consultant bei Cofinpro. Der Wirtschaftsinformatiker und Betriebswirt berät seit mehreren Jahren Banken in Digitalisierungsvorhaben.
Sven Dost ist Senior Consultant bei Cofinpro. Er kann auf mehr als 16 Jahre Berufserfahrung in der Bankenbranche mit besonderem Fokus auf dem Kreditgeschäft & Payment zurückgreifen. Derzeitig berät er eine Bank bei der Entwicklung einer B2B Plattform.
