Unternehmen wollen Qualität ihrer Abschlüsse deutlich verbessern
In der Studie "CFO Survey 2007" der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) nannten unlängst über 90 Prozent der Finanzvorstände deutscher Unternehmen die Kommunikation mit Investoren und dem Kapitalmarkt als eine ihrer wichtigsten Aufgaben. Aufgrund immer höherer und komplexerer Anforderungen durch Investoren und regulatorische Vorgaben stehen große Konzerne ebenso wie mittlere und kleinere Unternehmen bei der Erstellung ihrer Abschlüsse zunehmend im Spannungsfeld zwischen Zeit, Qualität und Kosten.
PwC hat nun im Rahmen einer aktuellen Untersuchung Finanzvorstände und Führungskräfte aus dem Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling befragt, wo sie aktuelle Verbesserungspotenziale bei der Erstellung ihres Abschlusses sehen und wie sie ihre Reportingprozesse den höheren Anforderungen anpassen werden. Insgesamt 167 deutsche Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größe beteiligten sich an der Umfrage. "Der Druck, unterschiedliche Daten möglichst schnell und dennoch qualitativ hochwertig intern bereitstellen und extern veröffentlichen zu können, wird für die Unternehmen immer größer", so Klaus Panitz, Partner im Bereich Advisory von PwC und Autor der Studie. "Bei einem unveränderten Einsatz von Ressourcen müssen immer umfangreichere Berichte in immer kürzerer Zeit erstellt werden."
Verbesserte Qualität hat höchste Priorität
Höchste Priorität hat für die Mehrheit der Befragten (58 Prozent) der Faktor Qualität, danach erst folgen Zeiteinsparung (22 Prozent) und Kosten (acht Prozent). Höhere Ansprüche des Kapitalmarktes und regulatorische Vorgaben wie beispielsweise das Bilanz¬modernisierungsgesetz (BilMoG), der so genannte "Bilanzeid" und der Sarbanes-Oxley-Act (SOX) wie auch komplexe bilanzielle Vorschriften seien hier ebenso wichtige Treiber wie eine zunehmende Bedeutung der Außendarstellung der Unternehmen. Fehlerhafte Veröffentlichungen oder interne Entscheidungen auf der Grundlage einer falschen oder ungenauen Datenbasis stellten nicht nur einen enormen Imageschaden für die Unternehmen dar, sondern verursachen mittel- und langfristig hohe Kosten.
Korrekturen auf Konzernebene sind die Regel
Eine Herausforderung für die Befragten stellt die Messbarkeit der Qualität dar – ein Indiz für verbesserungswürdige Abschlüsse ist dabei beispielsweise die Häufigkeit von Kor¬rek¬turen bereits geschlossener Bilanz- und GuV-Positionen. 66 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, nach Meldung der Daten an die Konzernzentrale noch Korrekturen in ihrem Zahlenwerk vorgenommen zu haben. Die Qualität verbessern sollen nach Meinung der Befragten primär integrierte Systeme und automatisierte Schnittstellen, da manuelle Korrekturen und Eingriffe in den Datenfluss das Fehlerrisiko erfahrungsgemäß beträchtlich erhöhten.
Die Zielsetzung, Fehler und Verzögerungen bei der Erstellung des Abschlusses frühzeitig zu erkennen und damit zu vermeiden, setzt allerdings eine regelmäßige Beobachtung des Prozesses der Datenerhebung voraus. Die Befragung zeigte, dass 69 Prozent der Unternehmen den Prozess der Datenerhebung überwachen. Nur 19 Prozent nutzen dazu allerdings ein IT-gestütztes Tool.
Einheitliche Bilanzierungs- und Kontierungsrichtlinien im Unternehmen und deren Umsetzung in Tochtergesellschaften stehen bei den Unternehmen ebenfalls ganz oben auf der Prioritätenliste, denn unterschiedliche Ansätze wirken sich nicht nur auf die Ermittlung des Cash-flows aus, sondern auch auf zahlreiche steuerungsrelevante Kenngrößen.
Unternehmen streben kürzere Abschlusszeiten an
Knapp die Hälfte der befragten Unternehmen (45 Prozent) strebt eine weitere signifikante Verkürzung ihrer Abschlusszeiten an, wobei sich insbesondere kleine und mittelgroße Unternehmen in dieser Hinsicht noch als mittelmäßig bis schlecht einschätzen. Rund die Hälfte der Teilnehmer an der Befragung hat bereits in den letzten drei Jahren kontinuierlich an einer Verkürzung ihrer Abschlusszeiten gearbeitet, was insbesondere für kapitalmarktorientierte Unternehmen gelte.
Große und mittelgroße Unternehmen geben an, im Durchschnitt zukünftig neun Arbeitstage bei der Erstellung des Abschlusses einsparen zu wollen, kleinere Unternehmen möchten ihre Abschlusszeiten sogar um durchschnittlich 14 Tage verkürzen. Das größte Potenzial für Zeiteinsparungen sehen die Befragten bei der Verbesserung der unternehmensinternen Abstimmungsprozesse – dieses Ziel soll primär durch standardisierte Prozesse und eine verbesserte technische Unterstützung erreicht werden.
Kosten für Abschlusserstellung sind kaum bekannt
Bei den meisten der befragten Unternehmen besteht auf Konzernebene keine Transparenz bezüglich der Kosten für die Abschlusserstellung. Aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Entwicklungen und des gestiegenen Kostendrucks rücken diese Kosten allerdings verstärkt in den Blick der Befragten. Wie Studien (etwa die PwC-Untersuchung "Global Best Practices 2008") ergeben haben, sollten die Kosten der Abschlusserstellung weniger als 0,09 Prozent des Umsatzes betragen.
Optimierungspotenzial sehen die Unternehmen in erster Linie bei den Prozessen: Abstim¬mungen und Umschlüsselungen werden nach Ein¬schätzung der Befragten nach wie vor zu häufig auf manuelle Weise durchgeführt. "Oft ist das Rechnungswesen in der Holschuld und muss die benötigten Informationen nachfragen und anmahnen. Daraus ergeben sich zeitaufwändige und damit kostenintensive Bearbeitungsschleifen", erklärt Klaus Panitz. Mit einfachen und transparenten Prozessen und einer verbesserten IT-Infrastruktur, die manuelle Datenverarbeitung weitestgehend ausschließt, könnten Unternehmen ihre Kosten zusätzlich senken.
Dasselbe gilt auch für automatisierte Kontrollen, um nachträgliche Korrekturen zu reduzieren. "Nur eine ganzheitliche Betrachtung der Komponenten Prozesse, Systeme und Datenstrukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten führt zu einem nachhaltigen Erfolg. Die Vision ist der ‚Abschluss auf Knopfdruck‘", resümiert Klaus Panitz.
Die Studie "SmartCloseSurvey – Optimierung von Reportingprozessen" steht auf der PwC-Website unter www.pwc.de zum kostenlosen Download zur Verfügung.